Untuk agensi, tahap serah terima proyek sering terlihat sederhana, tetapi bisa menjadi sumber revisi admin jika dokumennya tidak rapi. Klien bisa meminta perbaikan format, tanggal tidak konsisten, lampiran kurang jelas, atau pihak penandatangan belum sesuai.
Karena itu, memahami cara membuat BAST sangat penting sebelum proyek dinyatakan selesai. BAST atau berita acara serah terima berfungsi sebagai bukti bahwa hasil pekerjaan sudah diserahkan oleh agensi dan diterima oleh klien sesuai ruang lingkup yang disepakati.
Apa Itu BAST dan Kapan Digunakan?
BAST adalah dokumen formal yang mencatat proses serah terima pekerjaan, produk, aset, atau hasil proyek dari satu pihak kepada pihak lain. Dalam konteks agensi, BAST biasanya digunakan setelah deliverable selesai, misalnya desain kampanye, website, konten bulanan, aset branding, laporan performa, atau hasil pekerjaan retainer.
Dokumen ini penting karena menjadi penghubung antara penyelesaian pekerjaan, persetujuan klien, dan proses administrasi berikutnya seperti penagihan. Jika BAST tidak jelas, tim finance, procurement, atau legal dari klien bisa meminta revisi sebelum dokumen diterima.
Informasi Wajib dalam Dokumen Serah Terima
Sebelum menyusun BAST, pastikan agensi sudah menyiapkan informasi dasar. Tujuannya agar dokumen tidak bolak-balik hanya karena data administratif belum lengkap.
- Nomor dokumen: gunakan format yang konsisten agar mudah dilacak.
- Tanggal BAST: sesuaikan dengan tanggal serah terima atau tanggal persetujuan akhir.
- Identitas pihak pertama: biasanya agensi sebagai pihak yang menyerahkan pekerjaan.
- Identitas pihak kedua: biasanya klien sebagai pihak yang menerima pekerjaan.
- Rujukan proyek: cantumkan nama proyek, nomor kontrak, purchase order, atau quotation jika ada.
- Daftar deliverable: jelaskan hasil pekerjaan yang diserahkan secara spesifik.
- Status penerimaan: nyatakan bahwa pekerjaan telah diterima sesuai kesepakatan.
- Lampiran: sertakan link, file, laporan, atau daftar aset bila diperlukan.
- Kolom tanda tangan: sediakan nama, jabatan, perusahaan, dan tanggal tanda tangan.
Cara Membuat BAST Step-by-Step
1. Tentukan tujuan BAST
Mulai dari menentukan apa yang ingin disahkan melalui BAST. Apakah dokumen ini untuk serah terima website, desain, laporan campaign, konten media sosial, dokumen strategi, atau seluruh hasil proyek?
Semakin jelas tujuannya, semakin kecil kemungkinan klien meminta revisi karena cakupan dokumen dianggap terlalu umum.
2. Gunakan judul dokumen yang spesifik
Hindari judul yang terlalu generik seperti Berita Acara. Gunakan judul yang langsung menjelaskan isi dokumen, misalnya Berita Acara Serah Terima Pekerjaan Website Company Profile atau BAST Deliverable Kampanye Digital Bulan Mei.
Judul yang spesifik membantu tim klien memahami konteks dokumen tanpa harus membaca seluruh isi terlebih dahulu.
3. Cantumkan identitas pihak secara lengkap
Pada bagian pembuka, tuliskan siapa yang menyerahkan dan siapa yang menerima. Untuk agensi, bagian ini biasanya mencakup nama perusahaan, alamat, nama perwakilan, jabatan, dan kapasitasnya dalam proyek.
Pastikan nama perusahaan dan jabatan mengikuti data legal atau data administrasi yang digunakan dalam kontrak. Perbedaan kecil seperti singkatan perusahaan atau nama PT yang tidak lengkap bisa menjadi alasan revisi dari sisi admin klien.
4. Jelaskan dasar serah terima
Jika proyek memiliki dokumen pendukung, cantumkan rujukannya. Misalnya proposal, quotation, kontrak kerja sama, surat pesanan, atau purchase order. Bagian ini membantu menunjukkan bahwa BAST dibuat berdasarkan kesepakatan yang sudah ada.
Contoh kalimat yang bisa digunakan: Serah terima ini dilakukan berdasarkan ruang lingkup pekerjaan yang tercantum dalam Proposal Pekerjaan Website Company Profile tanggal 10 Januari 2026.
5. Buat daftar deliverable dengan jelas
Bagian deliverable adalah inti dari dokumen serah terima. Jangan hanya menulis “pekerjaan telah selesai”. Tuliskan apa saja yang diserahkan, formatnya, dan lokasi aksesnya bila relevan.
- Desain final dalam format PDF, PNG, atau file kerja.
- Link staging atau link website live.
- Dokumen panduan penggunaan.
- Laporan hasil pekerjaan.
- Folder aset yang berisi materi final.
- Akses akun atau kredensial yang diserahkan melalui kanal aman.
Untuk agensi, daftar ini penting agar proses handover proyek tidak bergantung pada percakapan chat yang mudah tercecer.
6. Tambahkan pernyataan penerimaan
Setelah daftar deliverable, masukkan kalimat yang menyatakan bahwa pihak penerima telah menerima hasil pekerjaan. Gunakan bahasa yang tegas tetapi tetap netral.
Contoh: Dengan ditandatanganinya berita acara serah terima ini, Pihak Kedua menyatakan telah menerima hasil pekerjaan sebagaimana tercantum dalam dokumen ini.
Jika masih ada masa garansi, maintenance, atau minor adjustment, jelaskan secara terpisah agar tidak mengaburkan status serah terima.
7. Sertakan lampiran yang mudah dicek
Lampiran sering menjadi penyebab revisi admin karena tidak ditulis dengan jelas. Jika ada file pendukung, beri nama lampiran dan jelaskan isinya. Misalnya Lampiran 1: Daftar URL Halaman Website atau Lampiran 2: Link Folder Aset Final.
Jika menggunakan link, pastikan aksesnya sudah benar sebelum dikirim ke klien. Hindari link yang membutuhkan izin tambahan tanpa pemberitahuan, karena dapat memperlambat proses tanda tangan.
8. Siapkan format tanda tangan yang praktis
BAST yang sulit ditandatangani biasanya akan tertahan di meja admin. Buat kolom tanda tangan yang sederhana dan jelas untuk kedua pihak. Minimal cantumkan nama lengkap, jabatan, nama perusahaan, tanggal, dan area tanda tangan.
Jika klien menggunakan tanda tangan elektronik, pastikan format file dan posisi tanda tangan sudah siap. Jika klien masih meminta tanda tangan basah, siapkan versi PDF yang rapi dan tidak berubah saat dicetak.
Contoh Struktur BAST untuk Agensi
Berikut struktur sederhana yang bisa digunakan sebagai acuan saat membuat BAST:
- Judul dokumen: Berita Acara Serah Terima Pekerjaan.
- Nomor dokumen dan tanggal.
- Identitas Pihak Pertama dan Pihak Kedua.
- Dasar pelaksanaan pekerjaan.
- Deskripsi proyek atau pekerjaan.
- Daftar deliverable yang diserahkan.
- Pernyataan penerimaan oleh klien.
- Catatan tambahan jika ada.
- Daftar lampiran.
- Kolom tanda tangan kedua pihak.
Struktur ini bisa disesuaikan dengan jenis proyek dan kebijakan administrasi klien. Untuk proyek bernilai besar atau berisiko tinggi, sebaiknya agensi tetap menyesuaikan BAST dengan kontrak dan arahan legal yang berlaku.
Checklist Sebelum BAST Dikirim ke Klien
Sebelum mengirim BAST, lakukan pengecekan singkat agar dokumen lebih siap ditandatangani.
- Apakah nama perusahaan sudah sesuai dengan kontrak atau PO?
- Apakah nama penandatangan dan jabatannya sudah benar?
- Apakah tanggal dokumen konsisten dengan timeline serah terima?
- Apakah nomor dokumen sudah mengikuti format internal?
- Apakah daftar deliverable sudah spesifik dan tidak ambigu?
- Apakah semua lampiran dapat diakses?
- Apakah file sudah dalam format yang mudah dibuka, seperti PDF?
- Apakah kolom tanda tangan cukup jelas untuk kedua pihak?
- Apakah ada catatan terkait revisi minor, garansi, atau maintenance?
- Apakah dokumen sudah disimpan dengan nama file yang rapi?
Kesalahan Umum yang Membuat BAST Direvisi
Beberapa revisi BAST sebenarnya bisa dihindari sejak awal. Kesalahan yang paling sering terjadi biasanya bukan pada substansi pekerjaan, melainkan pada detail administrasi.
- Judul dokumen terlalu umum dan tidak menyebut nama proyek.
- Data perusahaan tidak sama dengan dokumen kontrak.
- Deliverable ditulis terlalu singkat sehingga sulit diverifikasi.
- Lampiran tidak disebutkan di dalam dokumen.
- Link file tidak bisa diakses oleh pihak klien.
- Tidak ada rujukan ke PO, quotation, atau kontrak.
- Kolom tanda tangan tidak mencantumkan jabatan.
- Dokumen dikirim dalam format yang mudah berubah.
Untuk agensi, menghindari kesalahan ini membantu proses serah terima berjalan lebih tertib dan mengurangi hambatan sebelum invoice dikirim.
Hubungkan BAST dengan Proses Penagihan
Setelah BAST ditandatangani, agensi biasanya masuk ke tahap penagihan. Di sinilah dokumen yang rapi sangat membantu, karena tim finance dapat mencocokkan invoice dengan bukti serah terima, kontrak, dan lampiran proyek.
Agar alurnya lebih tertata, simpan BAST final dalam folder proyek yang sama dengan invoice, quotation, dan dokumen pendukung lainnya. QuickInv dapat digunakan untuk membantu merapikan proses pembuatan dan pengelolaan invoice setelah serah terima proyek selesai.
Kesimpulan
Cara membuat BAST yang baik dimulai dari kejelasan informasi, struktur dokumen yang konsisten, daftar deliverable yang spesifik, dan format tanda tangan yang praktis. Bagi agensi, BAST bukan sekadar formalitas, tetapi bagian penting dari proses handover proyek yang profesional.
Dengan BAST yang rapi, klien lebih mudah melakukan pengecekan, tim admin lebih mudah memproses dokumen, dan agensi dapat melanjutkan tahap penagihan dengan lebih lancar.
